입사 3년차 최대리는 대학을 졸업하고 입사해 총무부서의 의전 업무를 담당하고 있었다. 회사는 매사 열심인 그의 태도를 높이 사 경력관리에 도움을 줄 요량으로 조직개발 업무를 맡겼다. 단순 반복적이고 정형적인 총무 의전 업무에 비해, 복잡하면서도 기획적인 요소가 다분한 조직개발 업무에는 글쓰기 능력이 더 많이 필요했다. 한 두 쪽 분량의 총무 보고서 작성 습관이 몸에 밴 최 대리는 수십 쪽에 달하는 조직개발 계획서를 작성하기에는 역부족이었다.
상사는 "주어도 제대로 구별 못해?", "요점이 뭐야?", "신입사원도 이 정도는 쓰겠다"라며 최대리가 가져온 보고서를 매번 퇴짜 놨다. 견디다 못한 그는 상사와 면담을 통해 원래의 의전 업무로 복귀했다. 그러나 참패한 기억을 떠올리며 씁쓸하고 찜찜한 기분은 직장 생활 내내 남게 됐다.
직장인은 언제 어느 순간에, 자의 또는 타의로 자신의 직무가 바뀔 수 있다는 점을 간과해서는 안 된다. 수 십 년간 동일한 업무에 종사해 온 베테랑일지라도 보고서 작성은 여전히 곤혹스럽다. 하지만 직무가 바뀌어도 달라지지 않는 부분이 있으니 이것을 기억해 보도록 하자.
▲핵심 내용은 맨 앞으로=특정 업무의 결과가 아무리 좋아도 그 결과물을 알릴 때 엉망으로 작성했다면 빛이 바래게 된다. 보고하려는 핵심적인 내용을 추려내 정리한다.
▲자료수집과 분석은 최대한 객관적인 것으로=보고할 내용을 확정했다면, 그 내용에 맞는 자료들을 찾아 분류한다. 자료 정리 중 관계없거나 중요도가 떨어지는 자료들은 배제하고 정확하고 믿을 수 있는 자료를 선별하자.
▲기본적인 틀을 지키면서 최대한 쉽고 간결하게=자신이 속해 있는 기업에서 통용되는 보고서의 틀을 숙지하는 게 우선이다. 폰트, 글자 크기, 띄어쓰기 원칙, 글머리 양식, 종결 어미 사용 등에 맞춰야 한다. 기본 틀을 숙지하고, 쉽고 이해할 수 있도록 간결한 문장으로 쓴다. 보고서를 볼 사람들은 하루에도 몇 건의 보고서를 보는 바쁜 사람이라는 걸 잊지 말아야 한다. 특히 보고서는 정확한 숫자와 구체적인 표현으로 이뤄져야 한다. 즉, 한번 보고도 단번에 이해할 수 있게 쓰는 것이 좋다. 잘 작성된 보고서일수록 길이가 짧다.
▲검토 및 보완은 필수=초안 작성을 마치면 가장 먼저 오탈자를 확인한다. 좋은 보고서는 실수가 없는 보고서다. 아무리 잘 쓴 보고서라도 틀린 맞춤법이나 부적절한 단어가 들어가면 신뢰도가 떨어진다. 또한 전체적인 보고서 흐름을 확인하고 불필요한 부분은 삭제, 부족한 부분은 보완한다.
▲마감 시한 엄수=힘들게 보고서를 썼는데 제출기한을 넘기고 만다면, 이 보고서는 어떤 평가를 들을까. 아무리 잘 쓴 보고서도 타이밍이 안 맞으면 가치가 떨어지고 심지어 무용지물이 될 가능성이 크다. 여러 단계를 거쳐 업무가 진행되는 기업 특성상 시간은 반드시 지키는 게 좋다.
▲핵심 내용은 강조=마지막으로 보고서의 결론을 다시 정리해서 의사결정권자가 고려할 사항(비용대비 효과, 향후, 과제 등)을 다시 한 번 상기하도록 하면 더욱 좋은 보고서가 될 수 있다.
< 인크루트 취업학교 정혜경 컨설턴트 >
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