입사 4년차인 김대리는 수시로 작성해야 하는 보고서 때문에 스트레스가 이만 저만이 아니다. 수행결과 보고, 회의 보고, 미팅 보고, 일간 보고, 주간 보고, 월간 보고 등 보고서만 작성하다가 하루 일과가 다 지나가기 때문이다. 보고서 제출 후에 쇄도하는 질문과 질책으로 스트레스 받던 김대리는 단골 미용실에서 컷을 하던 중에 헤어디자이너로부터 원형탈모가 있다는 충격적인 말을 들었다. 김대리가 보고서 지옥에서 벗어날 수 있는 방법은 무엇일까.
보고서는 상사에게 나를 어필하는 수단으로 생각해 봐야 한다. 신입이든 경력이든 직장인이라면 떼래야 뗄 수 없는 것이 바로 보고서 쓰기다. 직장인을 대상으로 한 '직장 내 스트레스 설문조사'에서 '보고서 작성' 때문에 스트레스를 받는다라는 결과가 많이 나올 만큼 직장인이라면 누구나 보고서로 인해 스트레스를 받고 있다.
하지만 보고서를 작성하는 스트레스보다 작성한 보고서가 상사에게 인정받지 못하는 스트레스가 더 크지 않을까 싶다. 회사에서는 보고서 작성법을 따로 교육시키지 않는다. 또 보고서의 표준이 정해져 있는 것도 아니기 때문에 대부분의 직장인들은 선배들의 조언, 인터넷 검색, 책을 찾아보거나 해서 보고서 작성법을 터득하곤 한다. 하지만 기억해야 할 것은 보고서 작성의 절대 표준은 없지만 상사가 좋아하는 보고서는 분명히 있다.
상사에게 칭찬받고 인정받는 보고서를 작성 방법은 무엇인지 알아보자.
▲5W 1H 원칙을 기억할 것=보고서 작성, 말이든 글이든 '5W1H 원칙'만 제대로 지키면 기본은 한다. 어렵게 생각할 필요 없이 '육하원칙'만 떠올리면 된다. 누가(Who), 언제(When), 어디서(Where), 무엇을(What), 어떻게(How), 왜(Why)'만 기술해도 보고서의 프레임을 만들 수 있다.
▲심플을 기억할 것='KISS(Keep It Short & Simple) 원칙을 기억하고 습관화 해보기를 바란다. 구두, 문서보고 할 것 없이 어떠한 보고에도 통하는 원칙이다. 상사는 더 위의 상사에게 보고(서)를 하고 부하 직원에게 내린 업무 보고(서)를 검토하고 다시 업무를 내린다. 중간중간 업무 전화와 잦은 회의가 그를 기다린다. 한 마디로 상사는 바쁘다. 군더더기 없는 심플한 보고서는 바쁜 상사의 시간을 절약해 주고 기분까지 좋게 만든다.
▲타겟, 타이밍을 기억할 것=타겟은 누구에게 무엇을 보고할 것인가를 정확히 하라는 것이고, 타이밍은 아무리 훌륭한 보고(서)라도 타이밍이 맞지 않다면 훌륭한 보고(서)라고 할 수 없으므로 지켜야 한다.
그간 보고서 작성에 스트레스 받았다면, 이 글이 조금이라도 도움이 됐으면 하는 바람이다. 무엇이든지 처음에는 힘들지만, 한가지 분명한 건 다른 모든 일처럼 보고서도 쓸수록 발전한다. 보고서 잘 작성해서 조직에서 인정 받는 당신이 되길 기대해 본다.
< 오태우 인크루트 취업학교 과장 >
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