현대의 사무 자동화 시스템(Paperless office)과 전자결재 등의 디지털 사무 환경에서 대부분의 업무는 사실상 이메일로 이뤄지는 것이 일반적이다. 이메일은 쉽고 간편하지만 지켜야 할 에티켓이 있다. 한번 발송한 이메일은 취소할 수 없고 나의 인격을 나타내는 지표가 되기도 한다. 메일 발송 전 공적인 이메일임을 다시 한 번 상기하며 주의할 점을 알아보자.
▲제목 작성=발신자가 아닌 수신자의 입장에서 간단하고 핵심적인 키워드로 메일 제목을 작성한다. 필요한 경우 대괄호를 이용한 머리말 작성도 유용하다.
▲수신인 및 참조자의 구분=수신인 및 참조인 선정과 구분을 명확히 한다. 수신인은 해당 메일에 대한 회신 및 업무 관련 책임을 가진 자이며, 참조자는 이메일 내용을 업무상 파악하고 있어야 하는 대상자를 말한다. 대체로 참조자 보다는 수신자가 메일에 대한 회신을 하게 된다.
▲메일 내용=메일 전송의 목적을 요약해 명시한 후 내용은 간단명료하게 핵심을 요약한다. 기일이 정해진 회신 요구 시에는 기한을 꼭 명시한다.
▲전달 기능의 사용=신규 메일 작성이 아닌 수신 받은 메일을 중간 전달할 경우에는 단순히 '아래 내용 확인하세요' 라는 전달을 피하고, 아래 내용을 재요약하고 추가할 만한 정보가 있다면 덧붙여서 보낸다. 사적인 내용이나 이름이 언급된 경우 등 꼭 필요한 정보가 아니면 중간 전달의 경우 삭제 후 전달한다.
▲파일 첨부=파일을 첨부할 경우 파일명 역시 수신자의 입장에서 한 눈에 정보를 알아 볼 수 있도록 요약해 파일명을 작성한다. 이메일 중간 전달의 경우에는 수신자에게 불필요한 첨부 파일은 삭제 후 전달한다.
▲서명 삽입=메일내용에 대한 문의사항이 있을 시 문의할 수 있도록 하단에 본인의 연락처가 명시된 서명을 꼭 삽입하도록 한다.
▲즉각적인 회신이 어려울 경우=메일에는 간단하게라도 수신했다는 회신을 주거나 당장 답을 줄 수 없을 경우 언제까지 답을 주겠다는 회신을 하도록 한다. 회신을 기다리는 상대방에 대한 예의이며 서로간의 스케줄을 조율할 수 있다.
결국 이메일 에티켓의 핵심은 수신자의 입장에서 핵심적이고 간단한 내용으로 꼭 필요한 사람에게만 전달하는 것이다. 메일을 통해 업무를 진행하는 환경이라 하더라도 사전 협의가 필요하거나 경우에 따라서는 이메일 전송 후 유선을 통한 수신 확인 및 내용에 대한 추가 설명이 더욱 원활한 커뮤니케이션과 동료 간의 이해를 돕는다는 사실을 기억하자.
< 인크루트 취업학교 최유미 컨설턴트 >
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