직장인들이 회사에서 가장 많은 시간을 할애하지만 가장 하기 싫은 것이 문서작성일 것이다. 그 중 프레젠테이션 형식의 문서 작성은 정해진 서식도 없고 가이드도 없는 편이라 작성하기 난해하다. 한 설문조사 결과에 따르면 직장인들이 문서를 작성하는 데 업무시간의 50%의 이상을 보내고 있다고 한다.
업무에 통달한 사람일수록 메일에 대한 답변이 빠르고 피드백이 빠르다고 하지만 불행히도 회사에서 작성하게 되는 문서 중에 상당수가 기존에 내가 알고 있던 업무 지식을 벗어나는 경우가 많다. 새로운 것을 만들거나 기존의 것을 보완해야 하는 내용이 대부분이다.
이러한 경우 정보나 결론을 내기 위한 근거를 수집하고 결론을 도출해야 하기 때문에 문서작성 시간은 대폭 늘어나게 된다. 프레젠테이션에서 결론을 도출한 상황에서 그 결론을 뒷받침할 자료들을 작성하는 방법으로 풀어보도록 하자.
▲프레젠테이션 자료수집 방법=프레젠테이션의 주목적은 설득이다. 아무리 좋은 내용으로 구성 돼도 적당한 근거자료가 없으면 설득력을 잃게 된다. 기업이 사업의 방향성을 결정할 때 직관만으로 움직이기에는 세상이 만만치 않기 때문에 객관적인 자료의 제시 없이 나의 주장이 받아들여질 기대를 하지 않는 것이 좋다.
가장 좋은 자료는 언론보도, 설문조사 결과, 경쟁사(제품) 사례, 문헌자료(논문, 도서) 등이다. 언론보도의 경우는 포털사이트의 뉴스 검색을 통해 쉽게 얻을 수 있으며 설문조사는 통계청 사이트 등을 통해 얻을 수 있다. 경쟁사 제품 사례는 경쟁사 사이트 또는 뉴스검색을 통해서 얻을 수 있다.
여러 경쟁사를 비교할 수 있도록 표를 만들어 비교하는 것이 좋다. 마지막으로 문헌자료는 국회도서관 사이트를 통해 논문을 검색할 수 있고 포털사이트에서 어떤 도서에 필요한 내용이 있는지 알 수 있다.
▲자료수집의 주의사항=자료가 많다고 해서 좋은 것만은 아니고 주제를 뒷받침할 수 있어야 한다. 좋은 자료지만 주제를 산만하게 하는 것이라면 과감하게 버리도록 하자. 자료를 나열하고 결론을 도출해 내는 것이 아니고 내가 만들어낸 결론을 뒷받침 할 수 있는 자료들을 수집하고 뒷받침해야 하는 것이다.
다시 한 번 강조하지만 프레젠테이션은 타인의 설득이기 때문에 하고자 하는 주제가 모호할 경우 상대방의 머리에는 아무것도 남지 않게 된다. 따라서 주제를 뒷받침 할 수 있는 객관적이고 명확한 데이터 들을 준비하고 편집하도록 하자.
▲자료를 해석할 것=주제에 맞춰 자료를 제시하는 것 까지는 좋으나 이것만으로는 충분하지 않다. 친절하게 자료에 대한 해석을 해야 한다. 'OO데이터의 결과는 XX이며 이는 △△의 필요성을 뒷받침 하고 있다'라는 부분을 한 번 더 강조하면 금상첨화의 효과가 있게 된다.
자료는 숫자가 포함된 것이 가장 명확하고 설득력을 갖는 근거가 되기 때문에 설문조사 결과의 '%'와 근거 자료들의 숫자들을 강조하며 극적인 효과를 강조하는 것이 좋다. 프레젠테이션의 주제를 여러 번 강조해서 확실하게 각인시키는 기회로 삼는 다면 좋은 결과를 기대할 수 있을 것이다. 프레젠테이션에는 왕도가 없으며 다른 사람의 기획서나 발표 자료를 참고하면 많은 도움이 된다.
- 인크루트 취업학교 오태우 과장 -
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